Pengertian, Jenis, dan Contoh Surat Dinas Terbaru
A. Pengertian Surat Dinas
Surat dinas adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi ke instansi tertentu. Dengan kata lain, surat dinas adalah surat yang digunakan sebagai alat komunikasi di dalam sebuah instansi atau pun antara instansi. Surat dinas juga disebut dengan surat resmi karena surat ini jelas dapat dipertanggungjawabkan keasliannya.
Suatu surat dapat dikatakan surat dinas jika memiliki ciri – ciri surat resmi berikut ini :
Kop surat bisa disebut kepala inti surat dimana dibagian ini merupakan bagian baris logo, nama dan alamat istansi atau lambaga surat yang megedarkan.
2. Nomor surat, Tanggal surat
Nomor surat biasanya menunjukan surat yang keberapa / surat tentang apa/ lembaga/bulan/Tahun.
Contoh : 0345/B-Int/DPC.GMNI tmg/ III/2016 .
Dan tanggal surat biasanya menyangkut bertempat dimana dan tanggal kapan surat itu di buat.
Contoh : Temanggung, 15 April 2016.
3. Perihal
Perihal ialah kegunaan atau tujuan surat itu dibuat.
4. Lampiran
Lampiran ialah lembaran lain yang mengikuti surat itu.
5. Alamat yang dituju.
Alamat ini berfungsi sebagai kepada siapa surat itu harus diserahkan. Biasanya ada 2 macam : ada untuk perorangan dan ada untuk ke lembaga lain. Untuk surat dinas tertutup/rahasia, kata kepada tidak perlu digunakan lagi karena sudah diletakkan di amplop, lain halnya dengan surat dinas terbuka (tanpa amplop/biasanya untuk umum) boleh memakai kata kepada. Kemudian jangan pakai kata Bapak, Ibu dll. Langsung namanya/instansinya. Tapi, bila orangnya banyak boleh dipakai, seperti Bapak Rektor, Ibu Rektor dll. Alasannya tidak memakai kata tersebut adalah takut mubazir, hanya jabatan/gelar yang boleh
5. Salam pembuka.
Berupa kata salam di awal isi surat untuk menberi salam hormat kepada si penerima surat.
6. Isi surat
Isi surat biasanya menyankut keseluruhan tujuan penulisan surat sesuai dengan permasalahan yang dikehendaki penulis atau istansi itu.
7. Salam penutup
Berfungsi sama dengan salam pembuka biasanya di akhir surat di ikuti jabatan yang menulis atau yang memerintahkan pembuatan surat itu.
8. Tanda tangan si pembuat surat , nama terang dan cap.
Berfungsi sebagi pennggung jawab surat itu.
9. Tembusan
Juka surat di tujukan bukan hanya satu orang, tetapi lebih banyak lagi.
10. Inisial
Inisial yang menunjukkan bahwa surat tersebut benar-benar asli dibuat oleh orang tersebut atau tidak. Inisial umumnya tidak dapat dibaca, karena hanya orang yang dituju dan orang yang berhubungan dengan si pembuat surat yang mengerti, bisa dibilang ciri khas bahwa orang itulah yang membuatnya.
2. Sundangan
3. Surat Kuasa
Dalam instansi
kedinasan, surat menyurat adalah hal yang penting untuk memperlancar jalannya
kegiatan dinas, terutama dalam hal komunikasi. Surat menyurat pada dasarnya
dapat dilakukan secara umum, namun, secara khusus ada pula pembagian surat yang
didasarkan pada pihak – pihak yang menggunakan surat tersebut.
Sebagai contoh, surat
niaga yang digunakan terkait hal perniagaan, dan juga surat dinas yang
digunakan dalam lingkup dinas. Pengertian surat dinas sendiri dapat diartikan
sebagai surat yang berisi tentang administrasi pemerintah yang dibuat oleh
lembaga pemerintah. Surat dinas juga disebut sebagai surat resmi karena surat
ini dikeluarkan oleh instansi pemerintah.
Karena dikeluarkan oleh
instansi pemerintah, maka dalam penulisan surat dinas pun juga harus memenuhi
format surat secara resmi. Tata kepenulisan surat dinas juga memiliki patokan
umum yang harus dipenuhi. Karenanya, terdapat pula jenis – jenis surat dinas
yang pembagiannya didasarkan pada isi dan tujuan penggunaan surat tersebut.
Surat dinas adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi ke instansi tertentu. Dengan kata lain, surat dinas adalah surat yang digunakan sebagai alat komunikasi di dalam sebuah instansi atau pun antara instansi. Surat dinas juga disebut dengan surat resmi karena surat ini jelas dapat dipertanggungjawabkan keasliannya.
B. Ciri – ciri Surat Dinas
Suatu surat dapat dikatakan surat dinas jika memiliki ciri – ciri surat resmi berikut ini :
1. Memiliki
kepala atau Kop surat, yang merupakan nama, dan alamat instansi tertentu.
2. Memiliki
tanggal, dan nomor surat.
3. Memiliki
perihal, yaitu maksud dari surat tersebut dan lampiran.
4. Memiliki
cap instansi tertentu pada bagian tanda tangan.
5.
Menggunakan bahasa baku.
6. Boleh
memiliki tembusan.
C. Bagian - bagian Surat Dinas
Bagian surat yang terpenting dalam penulisan surat dinas adalah sebagai berikut:
1. Kop surat
Kop surat bisa disebut kepala inti surat dimana dibagian ini merupakan bagian baris logo, nama dan alamat istansi atau lambaga surat yang megedarkan.
2. Nomor surat, Tanggal surat
Nomor surat biasanya menunjukan surat yang keberapa / surat tentang apa/ lembaga/bulan/Tahun.
Contoh : 0345/B-Int/DPC.GMNI tmg/ III/2016 .
Dan tanggal surat biasanya menyangkut bertempat dimana dan tanggal kapan surat itu di buat.
Contoh : Temanggung, 15 April 2016.
3. Perihal
Perihal ialah kegunaan atau tujuan surat itu dibuat.
4. Lampiran
Lampiran ialah lembaran lain yang mengikuti surat itu.
5. Alamat yang dituju.
Alamat ini berfungsi sebagai kepada siapa surat itu harus diserahkan. Biasanya ada 2 macam : ada untuk perorangan dan ada untuk ke lembaga lain. Untuk surat dinas tertutup/rahasia, kata kepada tidak perlu digunakan lagi karena sudah diletakkan di amplop, lain halnya dengan surat dinas terbuka (tanpa amplop/biasanya untuk umum) boleh memakai kata kepada. Kemudian jangan pakai kata Bapak, Ibu dll. Langsung namanya/instansinya. Tapi, bila orangnya banyak boleh dipakai, seperti Bapak Rektor, Ibu Rektor dll. Alasannya tidak memakai kata tersebut adalah takut mubazir, hanya jabatan/gelar yang boleh
5. Salam pembuka.
Berupa kata salam di awal isi surat untuk menberi salam hormat kepada si penerima surat.
6. Isi surat
Isi surat biasanya menyankut keseluruhan tujuan penulisan surat sesuai dengan permasalahan yang dikehendaki penulis atau istansi itu.
7. Salam penutup
Berfungsi sama dengan salam pembuka biasanya di akhir surat di ikuti jabatan yang menulis atau yang memerintahkan pembuatan surat itu.
8. Tanda tangan si pembuat surat , nama terang dan cap.
Berfungsi sebagi pennggung jawab surat itu.
9. Tembusan
Juka surat di tujukan bukan hanya satu orang, tetapi lebih banyak lagi.
10. Inisial
Inisial yang menunjukkan bahwa surat tersebut benar-benar asli dibuat oleh orang tersebut atau tidak. Inisial umumnya tidak dapat dibaca, karena hanya orang yang dituju dan orang yang berhubungan dengan si pembuat surat yang mengerti, bisa dibilang ciri khas bahwa orang itulah yang membuatnya.
D. Jenis - jenis surat dinas
Jenis – jenis surat
dinas yang Trawi ketahui terdapat 10 macam diantaranya sebagai berikut :
- Surat pemberitahuan
2. Sundangan
Surat undangan adalah surat
yang isinya berupa pemberitahuan yang bersifat mengharapkan kehadiran seseorang
atau sekelompok orang agar dapat berpartisipasi dalam acara tertentu di tempat
dan waktu tertentu.
3. Surat Kuasa
Surat kuasa adalah surat yang
isinya tentang pelimpahan wewenang dari seorang pejabat kepada seseorang atau
pejabat lain yang dapat dipercaya untuk dapat bertindak mewakili orang yang
memberi kuasa tersebut, dikarenakan orang yang bersangkutan tidak dapat
melaksanakannya sendiri.
4.
4. Surat keterangan
Surat keterangan adalah surat
yang isinya berguna untuk menerangkan tentang aktivitas seseorang atau sesuatu
hal tertentu.
5.
5. Surat memo atau nota
dinas
Surat memo disebut juga
sebagai nota dinas. Surat memo merupakan surat khusus yang dipergunakan secara
interen dalam suatu unit organisasi yang dilaksanakan oleh pejabat kantor
dengan isi yang cenderung singkat.
6.
6. Surat edaran
Surat edaran dalah surat yang
isinya ditujukan sebagai bentuk pemberitahuan tentang sesuatu yang ditujukan
pada beberapa orang atau kepada banyak pihak sekaligus.
7.
7. Surat pengantar
Surat pengantar adalah jenis
surat dinas yang dipergunakan untuk mengantar sesuatu dengan maksud agar orang
yang menerimanya mengetahui maksud sesuatu yang diterimanya.
8.
8. Surat perintah
Surat perintah adalah jenis
surat dinas yang dikeluarkan oleh suatu instansi / pihak yang berada di posisi
/ jabatan lebih tinggi yang ditujukan kepada pihak / instansi yang lebih
rendah, agar bawahan tersebut dapat berbuat sesuatu atau tidak berbuat sesuatu
sebagaimana dijelaskan dalam surat perintah tersebut.
9.
9. Surat instruksi
Surat instruksi berisi
perintah serta petunjuk – petunjuk yang dibuat berdasarkan pada peraturan dan
kebijaksanaan pimpinan.
1 10. Surat tugas
Surat tugas adalah surat yang
datang dari pihak / pejabat yang lebih tinggi posisinya untuk menugaskan kepada
seorang atau sekelompok bawahan untuk dapat melakukan pekerjaan tertentu.
D. Contoh – Contoh Surat Dinas
Contoh 1
BADAN KEPEGAWAIAN DAN KETENAGAKERJAAN
PEMERINTAH KABUPATEN TEMANGGUNG
Jln. Sumpah Pemuda, No 3, Kandangan, Temanggung
No telp : 123456789
16 Agustus 2016
No :
123/P/VIII/2015
Perihal :
Pemberitahuan
Lampiran :
-
Kepada Yth.
Seluruh
Pegawai Negeri Sipil
di
pemerintah daerah
Dengan
hormat,
Sehubungan
dengan dilaksanakannya perayaan hari ulang tahun kemerdekaan Indonesia yang ke
– 70 tahun, maka Bapak Walikota akan mengadakan upacara bendera, yang akan
dilaksanakan pada :
hari/tanggal
: 17 Agustus 2016
tempat :
Lapangan Merdeka
jam : 08. 00
Wib
Maka seluruh
pegawai negeri sipil di lingkungan pemerintah daerah diwajibkan untuk
melaksanakan upacara bendera ini dengan menggunkan seragam korpri.
Demikianlah
surat pemberitahuan ini, atas perhatiannya kami ucapkan terimakasih.
Kepala Kepegawaian Daerah
ttd
Dr. Trawi Ady Widyantara, S. Pd
NIP. 987654321101918
Tembusan : Bapak Walikota
Advertisement
Contoh 2
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
PEMERINTAH KABUPATEN TEMANGGUNG
Jln. Bambang Soegeng, No. 09 Kandangan, Temanggung
Telp. 091234567
No :
98/U/12/2016
03 Juli 2016
Perihal :
Undangan
Lampiran : 2
lembar
Kepada Yth.
Seluruh
Kepala Sekolah
di Kota
Bangun Indah Bersama
Dengan
hormat,
Berhubung
dengan akan diadakannya program pemerintah dalam penggantian kurikulum, maka
dengan ini kami mengundang Bapak / Ibu kepala sekolah di Kota Bangun Bersama
untuk dapat menghadiri seminar dalam rangka sosialisasi kurikulum baru yang
akan segera diterapkan. Seminar ini akan dilaksanakan pada :
Hari /
Tanggal : Senin, 06 Juli 2016
Pukul
: 09. 00 wib
Tempat
: Aula Kantor Dinas pendidikan dan
Kebudayaan
Demi
tercapainya program pemerintah ini, Kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak /
Ibu kepala sekolah.
Demikian
surat undangan ini kami sampaikan, atas perhatian Bapak / Ibu kami ucapkan
terimakasih.
Kepala Dinas Pendidikan
dan Kebudayaan
Kota Bangun Bersama
ttd
Trawi Ady Widyanta. M, Pd.
NIP. 12345678901234
Contoh 3
PENGADILAN TINGGI NEGERI
Jl. K.H. Dewantara No 4 Telp : 0987654321 Bandar Negeri
Bangun Bersama
Nomor
: D9-U/2345/2015
22
September 2016
Lampiran : -
Hal : Izin
Penelitian
Yth. Dekan
Fakultas Hukum Universitas Negeri Bangun Bersama
di
Bandar
Negeri
Sehubungan
dengan surat yang saudara sampaikan pada tanggal 15 September 2016 perihal izin
penelitian, dengan ini kami memberikan izin kepada :
Nama
: Trawi Khim Yeon Ahn
NPM
: 11178930008
Semester/Tahun
: 7 (tujuh) / 2014
Bagian Hukum
: Hukum Pidana
Alamat
: Jl. Jendral Ahmad
Yani, No 9, Bandar Negeri
Untuk
mengadakan Penelitian di Pengadilan Negeri Tanjung Indah dalam rangka menyusun
Skripsi dengan judul : Analisis kriminologi Kejahatan Terhadap Anak – anak.
Demikianlah
surat ini kami sampaikan.
Atas
perhatiannya kami ucapkan terimakasih.
Panitera / Sekretaris
ttd
H. Trawi Ady Widyantara, SH.,
MH.
NIP.
123456789012123
Tembusan :
1. Yth.
Ketua Pengadilan Negeri Tanjung Indah
2. Yth. Sdr.
Riki Kurniawan
3. Arsip . .
. . . .
Cukup sekian yang dapat Trawi sampaikan jangan lupa kunjungi artikel lainnya, sebetulnya sih masih banyak jenis surat- surat yang belum tersampaikan. Apalagi di jurusan yang Trawi geluti adalah jurusan Manajemen bisnsis - Administrasi Perkantoran dimana disini akan diperkenalkan dan membahas Persentasi, Korespondensi, Pelayanaan, tata penampilan, ilmu ATK, K3 dan masih banyak lagi, dimana akan dibahas dari pangkalnya sampai ke akar-akarnya. Makasih guyss!!! telah berkunjung di blog Trawi semoga ketikan yang tertera di sites ini menjadikan ilmu yang bermanfaat bagi kita semua. Ammiiinnn
Comments
Post a Comment